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管好這些小事,辦公室鳥事退散!:看懂職場上不成熟的人、不恰當的事,做對關鍵的小調整,鳥事變好事



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職場上的每一件鳥事,

都源自被輕忽的小事,

抓出這些人與事的「眉角」,

將鳥地方變成好地方!


◎資深同仁開會前一秒才生出報告,還很得意剛好趕上!

◎面對客戶的窗口犯了錯誤,用email 道歉後,對方卻更火?

◎被主管交辦超級任務,當下不吭聲,回頭卻上臉書抱怨並討拍。

◎部屬耗費多時交上來的案子,最後我總是得自己收回來全部重做。

在辦公室裡,你要應付主管交辦的工作、交派部屬完成工作、和不同部門協調執行細節、向客戶報告專案進度,同時還有自己份內工作要完成,面對問題不斷、讓人焦頭爛額的職場環境,難道只能擺爛或換工作?

其實這些惱人的問題,都來自於沒有管好工作中的小事,才會讓小事變鳥事,一發不可收拾!只要了解鳥事發生的原理,就能有效解決它!

【被你輕忽的小事1:職場問題都跟「不成熟的人」有關】

職場上有許多麻煩,都不是技術方面的問題,而是「人」對於事情的理解與處理方式,不成熟或不恰當有關。比如:新進或一般員工,可能是因為沒有經驗,所以無論多麼小心留意,工作還是了發生問題;經驗豐富的員工,也可能抱著看到問題卻裝傻,認為事不關己等不成熟的心態,導致問題層出不窮。

狀況一:窗口把訂單弄錯了,寫了E-mail道歉,客戶還是不高興,波及整個團隊?

犯了錯卻不敢面對的人,通常會用E-mail道歉,以逃避難堪,但這經常讓對方感受不到誠意,因此無效。最好親自拜訪,否則也先打電話道歉!當面道歉,有利消除對方情緒的不滿。

狀況二:部屬自認已經盡心盡力,主管卻始終對表現不滿意?

很努力是事實,主管不滿意也有所根據。通常是因為此人工作時,沒有遵守「應做」、「能做」與「想做」這個優先順序,時間大多都花在「能做」與「想做」的事上,主管認為「應做」的事,卻都沒做。

狀況三:有些人不懂的事不問,一直做錯,查得到的不查卻一直問,惹惱所有人?

工作上有些事不問就不會知道答案的,應該先問了再做,避免做錯或做白工。有些事可以自行查到的,就不應該老是依賴別人,浪費別人時間。主管若遇到這種員工出包,應該明確告知輔導對方,該問的必須主動問,不該問的,應該主動查。

狀況四:常嚷著「我要辭職」,卻從沒行動,只是讓團隊士氣低落、讓人心煩?

愈常把「辭職」掛在嘴邊的人,通常愈不會辭職,因為他們其實並不想辭職,只是希望旁人聽聽自己對現狀的不平與不滿。遇到這樣的同事,請正確解讀他的挫折感但不要受影響。經常嚷嚷的人通常會逐漸失去旁人對他的信任感。

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【被你輕忽的小事2:主管的管理不當也是問題之源,小小調整大大奏效】

職場許多問題,是組織架構或者主管的管理方式不恰當而造成的。其中不一定是故意的,可能只是不自覺,常見的情況,隨時可以這樣調整:

●小調整一:依部屬的成長狀況,分成四個階段提供協助

主管一聲令下之後,就不再管,最後部屬做不到,事情搞砸。(x)

分派工作時,依照部屬的專業能力與可否獨立作業,給予不同的對待。能力好又獨立,可放手不管;

知道目標但做法不在行,則一起找出方法後,由部屬去執行。(○)

●小調整二:問題發生後,藉著未來式問題,減輕對方的心理負擔,踏出解決事情的第一步。

1.過去式問題:「為什麼你至今都辦不到呢?」(x)

未來式問題:「接下來該怎麼做才會順利呢?」(○)

2.過去式問題:「你至今都做了些什麼?」(x)

未來式問題:「今後該怎麼做呢?」(○)

●小調整三:透過別人聽到關於自己的想法時,不責罵對方,應改為包容接納。

不應表達:「為什麼這件事你不早點跟我說?」(x)

直接表達:「我聽說你關於○○的想法了,其實你直接跟我說就好了……」(○)

【避免小事變鳥事的絕佳對策】

1.已知且常發生的問題:若發生問題的是例行公事或定型業務,可能是流程有疏漏

?以七大品管工具把關、「五個為什麼分析法」深入探討、製定工作手冊將作業標準化。

2.「習以為常」的不對勁:挖掘出多餘且重複的作業內容、超出能力的業務或不一致的方向性

?把工作內容數值化,藉此找出問題,消除作業上超出負荷、浪費、不均情況。

3.理想跟目標間的落差:找出公司目前離理想狀態,還缺什麼,提出假設驗證之

?設立目標,以及各種能實現目標的方法或基準,並制訂出精細、靈活的計畫。

【本書適合這些人閱讀】

● 在組織中不斷引發問題,人緣變差的人。

● 覺得組織裡的個人或團體,對解決問題很消極,想找出原因的人。

● 就算覺得應該嘗試新的方式,或是採取不同做法,但是仍裹足不前的人。

● 想知道領導與管理之間的差異的人。

● 想製作工作手冊,但同時覺得光靠手冊不足夠的人。

● 想學會「五褒一責罵」等人際處理方式的人。

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商品訊息簡述:

  • 譯者:黃筱涵
  • 出版社:核果文化

    新功能介紹

  • 出版日期:2016/11/03
  • 語言:繁體中文


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